Valsts pārvaldē nodarbinātie var veiksmīgi strādāt arī attālināti, to pierādījusi darba organizācija ārkārtējās situācijas laikā. Attālinātais darbs valsts pārvaldē ļautu ietaupīt ne tikai finanšu līdzekļus, bet arī veiksmīgāk līdzsvarot darba un privāto dzīvi, veicināt valsts pārvaldes digitālo transformāciju, ļautu samazināt “ekoloģisko pēdu”, taupot enerģijas un dabas resursus. Šādi secinājumi pausti Valsts kancelejas izstrādātajā informatīvajā ziņojumā par elastīgā darba organizēšanu valsts pārvaldē.
Covid-19 pandēmija būtiski ietekmēja darba organizāciju valsts pārvaldē, pāreja uz attālinātu darba režīmu bija liels izaicinājums, jo īsā laika periodā bija jānodrošina visu ikdienas funkciju veikšana attālināti, pielāgojot arī dažādus tehniskos risinājumus tam. Valsts kancelejas veiktā aptauja atklāj, ka 97% iestāžu savu darbu ārkārtējās situācijas laikā organizēja attālināti.
Šobrīd raugoties uz šo pavērsienu, secināms – tas, ka valsts pārvalde strādā un sniedz pakalpojumus attālināti, ir ieguvums ne tikai pašiem nodarbinātajiem un iestādei, bet arī iestāžu klientiem. Tas nozīmē, ka daudzi pakalpojumi, kas līdz šim bija pieejami tikai klātienē, kļūst ērtāki un pieejami arī elektroniski. Tas būtiski atvieglo gan iedzīvotāju, gan uzņēmēju ikdienu.
“Covid-19 pandēmijas radītais paātrinājums elastīga darba metožu ieviešanai valsts pārvaldei ir jāizmanto kā pakāpiens “Nākotnes biroja” koncepta attīstīšanā, kas taupītu resursus iestādei, radītu motivējošu darba vidi nodarbinātajiem un vienlaikus palielinātu valsts pārvaldes efektivitāti un produktivitāti. Šo iespēju nedrīkst laist garām!”, norāda Inita Pauloviča, Valsts kancelejas direktora vietniece, Valsts pārvaldes politikas departamenta vadītāja.
Attālinātais darbs, kā arī citi elastīgā darba organizācijas veidi sniedz iespēju iestādei arī ietaupīt finanšu līdzekļus. Nodarbinātajiem iestādes telpās uzturoties arvien mazāk, iespējams samazināt telpu platību, komunālo pakalpojumu, elektrības u.c. patēriņa izdevumus.
Elastīgā darba iespēju izmantošana ļautu piesaistīt valsts pārvaldes iestādēm speciālistus, kas dzīvo Latvijas reģionos un nevar strādāt Rīgā, tādā veidā padarot valsts pārvaldi atvērtāku un pieejamāku plašākam sabiedrības lokam. Tas arī samazina nepieciešamību ikdienas izmantot transportu, tādējādi samazinot CO2. Vienlaicīgi tam ir pozitīva ietekme uz klimatu un vidi, jo tiek ieekonomēti enerģijas un citi resursi, kā, piemēram, samazināta transporta izmantošana, papīra izlietojums u.c.
Nenoliedzams ieguvums attālinātā darba nodrošināšanai ir arī pašiem nodarbinātajiem. Strādājot no mājām, nodarbinātajiem ir iespēja ieekonomēt laiku, kas līdz šim tika pavadīts ceļā uz un no darba. Nodarbinātie, kas ir atpūtušies un spēj sekmīgi sabalansēt darba un privāto dzīvi, ir produktīvāki un līdz ar to daudz efektīvāk spēj strādāt. Vienlaikus jāseko līdz jaunai tendencei par izdegšanas sindromu, kas veidojas no nespējas sabalansēt darba un privāto dzīvi, strādājot attālināti, jo darbs “ienācis mājās”.
Attālinātais darbs pandēmijas laikā atklājis arī ēnas puses un dažādus izaicinājumus, piemēram, nepietiekams tehniskais nodrošinājums un pieeja informācijas sistēmām. Tāpēc jau tuvākajā nākotnē jārisina jautājumi par tehnikas iegādi, pieeju informācijas sistēmām, kā arī sanāksmju organizēšanu, lai minētie rīki būtu vienlīdz viegli un ērti pieejami gan tiem, kas strādā iestādē, gan tiem, kas ārpus iestādes telpām. Jāmeklē attīstības iespējas arī kopstrādes/koprades telpu izveidei valsts pārvaldē. Nozīmīga loma ir atbilstošām vadītāju zināšanām, prasmēm un kompetencēm vadot un organizējot darbu attālināti.
Ņemot vērā to, ka attālinātais darbs kļuvis par ikdienu valsts pārvaldē, iestādēm nepieciešams izstrādāt arī attiecīgus iekšējos noteikumus, lai nodrošinātu iestādes funkciju nepārtrauktu izpildi. Tāpat jāpārskata dažādi citi valsts pārvaldes procesi, kas līdz šim tika nodrošināti, balstoties uz klātienes darba organizāciju.
Kā palīgs elastīgā darba ieviešanai valsts pārvaldē var kalpot Valsts kancelejas izstrādātās vadlīnijas. Tās tapušas sadarbībā ar Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministriju un VAS “Valsts nekustamie īpašumi”, kā arī iedvesmojoties no pozitīvajiem piemēriem valsts pārvaldē jau šobrīd, piemēram, Centrālo finanšu un līgumu aģentūru un Zāļu valsts aģentūru.
Apzināmies, ka attālinātais darbs nav iespējams visiem nodarbinātajiem valsts pārvaldē dažādu objektīvu iemeslu dēļ, piemēram, darba pienākumu specifika, darbs ar klasificētu informāciju, tehniskās iespējas u.tml. Taču Valsts kancelejas ieskatā turpmāk katrai iestādei būtu jānodrošina elastīgas darba iespēja tiem nodarbinātajiem, kuru darba raksturs to atļauj.
Informatīvais ziņojums “Elastībā darba organizācija valsts pārvaldē” izskatīts Ministru kabineta 6.jūlija sēdē.