2018. gada nogale – laiks, kad Valsts pārvaldes reformu plānam 2020 (turpmāk – Reformu plāns) aprit viens gads, kopš valsts pārvalde uzsāka pārmaiņu ceļu, lai pēc trim gadiem tā kļūtu kompaktāka, efektīvāka un mazāk birokrātiska.
Valsts kancelejas direktors Jānis Citskovskis norāda: “Pirmo gadu Reformu plāna izpildē raksturo sistemātisks darbs pie esošās situācijas izvērtēšanas, problēmjautājumu definēšanas, risinājumu radīšanas un valsts pārvaldes iestāžu izpratnes veicināšanas. Pārmaiņu vadība nereti nav viegla un ātri veicama, it īpaši tik plašā sektorā kā valsts pārvalde, līdz ar to pirmais gads ir kā kursa noteikšana, kādā virzienā kuģim turpmāk doties. Jo precīzāk un tālredzīgāk tas tiks izdarīts, jo raitāks un sekmīgāks būs turpmākais divu gadu ceļš. Pateicos ikvienai valsts pārvaldes iestādei, kas atsaucās Valsts kancelejas aicinājumam pārskatīt savus procesus un funkcijas, kā arī pauda savu viedokli, kritiku un ierosmes Reformu plāna izpildei. 2018. gadā esam sasnieguši ļoti labus rādītājus cilvēkresursu attīstībā, funkciju centralizācijā un pakalpojumu pilnveidošanā.”
Veiksmīgai pārmaiņu īstenošanai ir jāpanāk domāšanas un kultūras maiņa valsts pārvaldē, kas iespējama tikai tad, ja pārmaiņu nepieciešamību izprot un virza iestāžu vadība. Viens no virzieniem, kurā šogad sekmīgi darbojies Reformu plāns, ir cilvēkresursu attīstība, uzsākot īstenot koordinētu valsts pārvaldes darbinieku attīstības programmu. Savukārt līdz ar 2019. gadu sāks darboties trīs valsts pārvaldes inovāciju laboratorijas, kur speciāli izveidotas projektu komandas (valsts pārvaldes darbinieki, sociālie partneri, akadēmiskie spēki, NVO, uzņēmēji) pieredzējušu ārvalstu ekspertu vadībā attīstīs rīkus un metodes, kas veicinās valsts pārvaldes darba efektivitāti. Šāda metode tiek izmantota daudzviet pasaulē.
“Lai izveidotu valsts pārvaldes darbinieku kopu, kas ir motivēta un praktiski sagatavota pārmaiņu ieviešanai, ir radīta iespēja pilnveidot savas zināšanas un attīstīt prasmes pārmaiņu vadībā, jaunu metožu pielietošanā stratēģiskajā plānošanā, procesu efektivizācijā (LEAN) un publisko pakalpojumu attīstībā ar dizaina metodēm. Praktiskajās nodarbībās, kur tiek risinātas reālas problēmas, 2018. gadā piedalījušies vairāk nekā 1200 darbinieku, bet kopumā plānots iesaistīt 3500 darbinieku. Tas ir ieguldījums ilgtermiņā, jo tieši šie darbinieki būs pārmaiņu vēstneši, lai valsts pārvalde kļūtu atsaucīgāka, elastīgāka un atbildīgāka,” stāsta Valsts kancelejas Valsts pārvaldes politikas departamenta vadītāja Baiba Medvecka.
“Lai attīstītu cilvēkresursus, VARAM ir nodibinājusi akadēmiju, kas ir ministrijas kapacitātes un darbinieku kvalifikācijas paaugstināšanas iekšējās attīstības projekts. Tā ietvaros tiek sagatavoti iekšējie pasniedzēji, kas tālāk nodod savas zināšanas kolēģiem un iekšējos semināros uzlabo viņu zināšanas un prasmes. 2017. gada laikā noorganizēti 12 semināri, ko noklausījās 358 ministrijas un tās padotības iestāžu darbinieki, savukārt 2018. gadā – 14 semināri, ko noklausījās 550 darbinieku,” informē Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijas (VARAM) valsts sekretārs Rinalds Muciņš
Citu valstu pieredze (Igaunija, Apvienotā Karaliste, Nīderlande, Zviedrija, u.c.) apliecina, ka, centralizējot vairākas atbalsta funkcijas, tiek panākts budžeta līdzekļu ietaupījums. Jau pirmajā Reformu plāna īstenošanas gadā lielākā daļa valsts pārvaldes iestāžu ir uzsākušas atbalsta funkciju centralizāciju, tādējādi uzlabojot savu izdevumu efektivitāti.
Piemēram, ar potenciālu attīstīties par visu valsts pārvaldes iestāžu zināšanu un vienoto atbalsta pakalpojumu sniegšanas centru jāpiemin Valsts kase, kas grāmatvedības funkcijas veic jau astoņām iestādēm. Labklājības ministrija un VARAM paralēli centralizētai grāmatvedībai īsteno arī centralizētu personāla administrēšanas funkciju. Līderi iepirkumu kopējā veikšanā resoru ietvaros ir Iekšlietu ministrija, Aizsardzības ministrija un Labklājības ministrija. Savukārt Valsts reģionālās attīstības aģentūra (VRAA) veic IKT funkciju nodrošināšanu visām VARAM padotības iestādēm, bet VAS “Tiesu namu aģentūra” IKT jomā apkalpo visas Tieslietu ministrijas padotības iestādes (izņemot Ieslodzījumu vietu pārvaldi). Līdz ar to iestādes, samazinot savas administratīvās izmaksas, radušas iespēju ieguldīt ietaupītos resursus pakalpojumu attīstībā un darbinieku pilnveidē.
R. Muciņš skaidro: “VARAM regulāri pārskata gan veicamās funkcijas, gan institucionālo struktūru un izvērtē iespēju ietaupīt līdzekļus. Esam centralizējuši grāmatvedību, personālvadību un iepirkumus. 2019. gadā plānota Latvijas vides aizsardzības fonda administrācijas pievienošana VRAA, jo izvērtējuma rezultātā secinājām, ka ir iespējams ietaupīt līdzekļus, saglabājot iestādes darba kvalitāti un funkcijas. Apvienošanas rezultātā ietaupīto finansējumu varēsim novirzīt pamatfunkcijām, proti, varēsim īstenot papildu aktivitātes vides aizsardzības jomā.”
Lai panāktu valsts pārvaldes efektivitāti un ieviestu “nulles birokrātiju”, rūpīgi un sistemātiski jāstrādā pie pakalpojumu pilnveidošanas. Šobrīd darbs notiek divos līmeņos – iekšējā, kas ir birokrātijas mazināšana valsts pārvaldē (t. i., iekšējo procesu efektivizācija, datu apmaiņa, iekšējā komunikācija, normatīvisma mazināšana), un ārējā, kas ir birokrātiskā sloga mazināšana uzņēmējiem un iedzīvotājiem (principu “Konsultē vispirms” un “Iesniedz vienreiz” stiprināšana, pakalpojumu pārveidošana).
Pakalpojumu uzlabošana un to kvalitatīva sniegšana iedzīvotājiem nav iedomājama bez mūsdienu tehnoloģiju atbalsta. Jau šobrīd Latvija ir starp valstīm ar visstraujāko e-pārvaldes un e-pakalpojumu attīstību. Piemēram, lai uzlabotu komunikāciju starp valsts pārvaldes iestādēm un sekmētu iestāžu saziņu ar iedzīvotājiem, pilnveidotu cilvēkresursu vadības procesus un modernizētu Ministru kabineta lēmumu pieņemšanas procesu, padarot to pieejamāku un saprotamāku sabiedrībai, Valsts kanceleja īsteno trīs apjomīgus IKT projektus – Valsts pārvaldes cilvēkresursu vadības informācijas sistēmu (CIVIS), Tiesību aktu portālu (TAP) un Valsts un pašvaldību iestāžu tīmekļvietņu vienoto platformu (GOV.LV).
Arī Uzņēmumu reģistra (UR) galvenā valsts notāre Guna Paidere atzīst: “2018. gads Uzņēmumu reģistra un visas valsts pārvaldes vēsturē paliks kā gads, kad tika atklāts pirmais virtuālais asistents publiskajā pārvaldē Latvijā – UNA. Tas sniedz atbildes uz klientu biežāk uzdotajiem jautājumiem gan UR tīmekļvietnē, gan Facebook messenger, tādējādi pakāpeniski pārņemot darbinieku rutīnas darbu, lai darbinieki varētu vairāk laika veltīt kvalificētāka darba veikšanai. Vienlaikus šajā gadā Uzņēmumu reģistrs uzsāka vērienīgu darbu pie modernizācijas projekta, kas 2019. gadā ļaus klientiem reģistrēt komersantu vai citu subjektu, izmantojot moderno tehnoloģiju laikmetam atbilstošu rīku, iztiekot bez nepārskatāmo veidlapu aizpildīšanas. Uzskatām, ka moderno tehnoloģiju mērķis ir atvieglot ikdienas darbu, tāpēc prast gudri tos integrēt iestādes procesos, lai tie kalpotu par labu gan iestādes ikdienas darbā, gan klientiem, kas izmanto iestādes sniegtos pakalpojumus, kļūst par labas pārvaldības principa raksturojošo zīmi un Reformu plāna elementu.”
Savukārt Lauku atbalsta dienesta direktore Anna Vītola-Helviga uzsver: “Lauku atbalsta dienestā esam gatavi valsts pārvaldes reformai un uzskatām to par loģisku soli laikā, kad viss nerimtīgi mainās. Dienesta darbā strauji ienāk viss jaunais. Izmantojam mūsdienu tehnoloģiju piedāvātās iespējas, piemēram, satelītattēlus, dronus, veicam mobilās kontroles. Platību maksājumiem visi dienesta klienti piesakās tikai elektroniski. Optimizējam dažādus iekšējos procesus, kā arī šobrīd darbu uzsāk robots. Tas ļauj mums taupīt resursus un mazināt administratīvo slogu. Savukārt situācijās, kad kāds dienesta darbinieks aiziet pensijā vai pārtrauc darba attiecības, izvērtējam, vai meklēt jaunu darbinieku. Šādi esam samazinājuši 20 štata vietu, neradot papildu slogu budžetam ar atlaišanas vai bezdarbnieku pabalstiem.”
Valsts pārvaldes reformu plāns 2020 pieejams
Justīne Deičmane
Valsts kanceleja
Komunikācijas departaments
Vadītāja vietniece
Tel.: 67082828, mob. tel.: 26186068
E-pasts: Justine.Deicmane@mk.gov.lv